Een factuur sturen zonder KvK? Stuur een kwitantie!

Wie een bedrijf heeft zal het regelmatig doen: facturen versturen. Want als je een dienst hebt geleverd of een product hebt verkocht wil je wel het geld ontvangen dat hier tegenover staat. Dit verwerk je in een factuur. Maar hoe zit dit eigenlijk als je als freelancer niet ingeschreven bent in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel? Ofwel, mag je een factuur sturen zonder KvK?

Factuur verplicht

Ben je een ondernemer, dan ben je verplicht om een factuur op te stellen als je goederen of diensten levert aan andere ondernemers, aan rechtspersonen die zelf geen ondernemer zijn (denk aan een vereniging of stichting) en in sommige gevallen ook als je goederen en diensten aan particulieren levert.

Bijvoorbeeld als je een groothandel in levensmiddelen of tabak hebt en meer dan 80% van jouw klanten ondernemer is. Op de website van de Belastingdienst lees je wanneer het precies verplicht is om een factuur te sturen en wanneer niet.

De inhoud van een factuur

De inhoud van een factuur is aan regels gebonden. Je mag dus niet zelf beslissen wat je wel en niet in jouw factuur opneemt.

Zo moet je hierin opnemen: je eigen naam en adres en dat van de afnemer aan wie je de factuur stuurt, je btw-nummer en het btw-bedrag, een uniek factuurnummer en de factuurdatum, het KvK-nummer waarmee je bent ingeschreven in het Handelsregister, de datum waarop is geleverd en ook wat en hoeveel er is geleverd en tegen welke (totaal)prijs.

Natuurlijk is het ook handig om de gegevens te vermelden die moeten worden gebruikt voor de betaling, zoals het rekeningnummer en de tenaamstelling en bijvoorbeeld het verzoek om het factuurnummer te gebruiken bij de overmaking.

Is het factuurbedrag niet hoger dan 100 euro, dan mag je een vereenvoudigde factuur aan jouw afnemer sturen. Hierop hoef je onder meer niet de naam en het adres te vermelden van je afnemer. Meer informatie over de inhoud van een (vereenvoudigde) factuur vind je op de website van het Ondernemersplein.

Een factuur zonder KvK?

Werk je (incidenteel) freelance zonder dat je in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel bent ingeschreven? Dan is het voor jou niet toegestaan om een factuur toe te sturen aan jouw afnemers.

Een factuur zonder KvK kan je als freelancer dus niet opstellen. Het maakt hierbij niet uit of je goederen of diensten levert. Maar je wil natuurlijk wel betaald krijgen. Dit los je op door een kwitantie te sturen.

Een kwitantie is net als een factuur een bewijs van jouw levering van diensten of goederen aan een afnemer die daarvoor moet betalen. Een ondernemer kan de kwitantie die jij verstuurt dus net als een factuur verwerken in de boekhouding. Vraagt de ondernemer om een factuur zonder dat je een KvK hebt? Maak dan toch een kwitantie op.

Ben je net jouw bedrijf gestart en is jouw inschrijving bij de Kamer van Koophandel nog niet rond? Ook dan moet je voorlopig kwitanties blijven versturen en mag je geen factuur zonder KvK naar jouw afnemers sturen.

De inhoud van een kwitantie

Een kwitantie moet ook aan enkele vereisten voldoen, net zoals een factuur dat moet. Denk er daarom aan dat je de naam en het adres van jouzelf en van jouw afnemer noteert, de datum van de kwitantie en het unieke kwitantienummer, wat en hoeveel je hebt geleverd, tegen welke (totaal)prijs en de rekeninggegevens waarop betaald moet worden. Ook onderteken je de kwitantie, hetgeen bij de factuur niet gebruikelijk is.

Op een kwitantie is niets over btw te lezen. Je hebt namelijk als freelancer geen btw-nummer van de Belastingdienst ontvangen en draagt deze dus ook niet af.

De ondernemer die gebruik maakt van jouw diensten of jouw goederen afneemt kan ook geen btw terugvragen, omdat dit niet door jou in rekening wordt gebracht.

Wel geef je als freelancer deze verdiensten in jouw belastingaangifte op als inkomsten uit overige werkzaamheden en betaal je dus inkomstenbelasting.